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Chi ha redatto il documento sulla assegnazione e gestione dell'autovettura aziendale?

Elisa Gozzi, Reward Leader.

Chi ha approvato il documento sulla assegnazione e gestione dell'autovettura aziendale?

Francesca Giraudo, Direttore HR.

Quando sono stati effettuati gli aggiornamenti ai criteri di assegnazione delle auto aziendali?

Settembre 2023.

Cosa includono gli aggiornamenti del documento relativi all'eligibilità del personale?

Gli aggiornamenti includono nuovi criteri di eleggibilità per il personale, specificatamente per la Consulting Service Line, e linee guida per programmi come 'Too Good To Go' e contributi per l'uso misto.

Qual è lo scopo del documento sulla policy di assegnazione e gestione dell'autovettura aziendale?

Aggiornare i criteri per l'individuazione del personale eligibile con specificità relative ai Career Path della Service Line Consulting e linee guida specifiche.

A chi si applica la procedura di assegnazione dell'autovettura aziendale?

Si applica al personale dipendente con rank di Manager, Senior Manager, Executive Director, e in certi casi a Dirigenti e Quadri con specifici HrRank previa autorizzazione.

Chi sono gli aventi diritto all'uso dell'autovettura aziendale secondo la policy?

I dipendenti inquadrati con HR Rank di Manager, Senior Manager ed Executive Director che necessitano dell'auto per le loro mansioni.

È possibile utilizzare l'autovettura aziendale per fini personali?

Sì, l'uso dell'autovettura aziendale è consentito anche per necessità di natura personale, oltre che per fini lavorativi.

La mancata adesione alla policy dell'autovettura aziendale comporta compensazioni economiche?

No, la mancata adesione non comporta il riconoscimento di altri diritti o benefici economici, poiché la concessione dell'auto non configura un diritto per il dipendente.

Da quando è efficace la presente Policy sull'assegnazione dell'autovettura aziendale?

La Policy è efficace a partire dal 1° Ottobre 2023.

Chi sono gli 'Aventi Diritto' per l'assegnazione dell'autovettura aziendale secondo la Policy?

Gli 'Aventi Diritto' sono i dipendenti con contratto a tempo indeterminato inquadrati come Manager Senior, Manager e Executive Director. In alcuni casi specifici, anche Director, Associate Director e Assistant Director possono essere considerati aventi diritto.

Cosa indica il termine 'CarList' nella Policy?

Il termine 'CarList' si riferisce all'elenco dei modelli di autovetture che gli aventi diritto possono scegliere.

Chi è definito 'Fleet Manager' nella Policy?

Il 'Fleet Manager' è il gestore della flotta di autovetture del Network EY.

Cosa si intende per 'Too Good To Go' nella gestione dell'autovettura aziendale?

Si intende la possibilità per gli aventi diritto di accedere a un'autovettura aziendale a condizioni agevolate, precedentemente lasciata da un altro avente diritto, tramite inserimento in una lista d'attesa.

Chi è incaricato della gestione del parco auto in EY?

Il Fleet Manager incaricato è Bloomfleet Srl.

Qual è la durata del contratto di noleggio per le autovetture aziendali in EY?

La durata del contratto di noleggio è di 36 mesi.

Come sono suddivise le fasce di autovetture disponibili per i dipendenti EY?

Le fasce sono suddivise in base ai canoni di locazione e del valore dell'autovettura in tre categorie: Manager, Senior Manager ed Executive Director, e Premium.

È possibile scegliere un modello di autovettura fuori dalla propria fascia di HrRank?

Sì, è possibile scegliere un modello di autovettura in una fascia superiore pagando una quota aggiuntiva denominata 'TradeUp'.

Cosa succede alla quota di 'TradeUp' se un dipendente viene promosso durante il contratto di noleggio?

Se un dipendente viene promosso, la quota di 'TradeUp' fino ad allora sostenuta verrà azzerata o adeguata al nuovo HrRank.

Chi è il Fleet Manager incaricato dalla rete EY per la gestione del parco auto?

Il Fleet Manager incaricato è Bloomfleet Srl.

Qual è il canale di contatto per la gestione del parco auto?

Il canale di contatto è [email protected].

Qual è la durata del contratto di noleggio per le autovetture aziendali?

La durata del contratto di noleggio è di 36 mesi.

Su quale base vengono suddivise le autovetture nella CarList?

Le autovetture nella CarList sono suddivise sulla base dei canoni di locazione e del valore dell'autovettura in tre fasce.

Cosa succede se un Manager viene promosso a Senior Manager riguardo al noleggio auto?

I Manager promossi a Senior Manager potranno accedere alle condizioni riservate ai Senior Manager solo dopo la scadenza naturale del contratto di noleggio in essere.

È possibile scegliere un modello di autovettura in una fascia superiore alla propria?

Sì, è possibile scegliere un modello di autovettura in una fascia superiore, ma verrà addebitata una quota aggiuntiva denominata 'TradeUp'.

Come viene gestita la quota di TradeUp in caso di promozione del dipendente?

Se un dipendente viene promosso, la quota di TradeUp fino ad allora sostenuta verrà azzerata o adeguata al nuovo HrRank sulla base di quanto riportato in CarList.

Cosa prevede il programma 'Too Good To Go' nell'ambito della policy di assegnazione autovetture?

Il programma 'Too Good To Go' permette agli aventi diritto senza autovettura di accedere a condizioni agevolate per un'eventuale autovettura presente in Garage.

Chi può accedere alle condizioni 'Too Good To Go' per l'assegnazione dell'autovettura?

Gli aventi diritto senza un'autovettura possono contattare il Fleet Manager per verificare la disponibilità di vetture alle condizioni 'Too Good To Go'.

È possibile ottenere un'autovettura in preassegnazione richiedendo 'Too Good To Go'?

No, gli aventi diritto che fanno richiesta di 'Too Good To Go' non possono ottenere un'autovettura in preassegnazione.

Cosa accade se l'avente diritto rifiuta l'offerta 'Too Good To Go' o ritarda nella risposta?

In caso di rifiuto o ritardo nella risposta, la richiesta verrà cancellata.

Come si aderisce al Piano Auto e si richiede un'autovettura?

Gli aventi diritto con i requisiti descritti possono esercitare la loro facoltà tramite la piattaforma prevista dal Fleet Manager.

Cosa succede se non si aderisce al Piano Auto?

Chi non aderisce alla Policy deve assumersi la responsabilità dell'utilizzo di una propria autovettura che garantisca un adeguato livello di sicurezza. La mancata adesione non verrà compensata con altri diritti o benefici.

Su quale tipo di contratto si basa il Piano Auto aziendale?

Il Piano Auto si basa su un contratto di noleggio di tipo Full Rent.

Cosa comprende il contratto di noleggio del Piano Auto?

Il contratto include immatricolazione, tassa di possesso, assicurazione RC furto e infortuni, manutenzione, sostituzione pneumatici, soccorso stradale e autovettura sostitutiva.

È possibile modificare le condizioni contrattuali del Piano Auto?

No, le condizioni contrattuali non sono suscettibili di modifiche o personalizzazioni.

Quali optional sono previsti di serie sull'autovettura aziendale?

Gli optional di serie includono airbag, climatizzatore, ABS, fari antinebbia, vernice metallizzata, cerchi in lega, antifurto immobilizer, sistema di infotainment, bluetooth e rilevatore di stanchezza.

È possibile richiedere optional aggiuntivi per l'autovettura aziendale?

Sì, è possibile richiedere optional aggiuntivi a spese dell'avente diritto tramite la piattaforma del Fleet Manager.

Come avviene il pagamento per gli optional aggiuntivi richiesti?

Il pagamento deve avvenire tramite bonifico bancario prima della consegna dell'autovettura e a carico del singolo richiedente.

Quali pacchetti o optional aggiuntivi possono essere inclusi nell'autovettura aziendale?

L'autovettura aziendale potrebbe essere dotata di pacchetti o optional aggiuntivi previsti per tutta la durata del noleggio o per un lasso temporale pre-determinato, come il servizio di aggiornamento mappe e il sistema eCall.

Cosa succede se gli optional o i pacchetti decadono prima dei 36 mesi previsti?

Se gli optional o i pacchetti decadono prima dei 36 mesi previsti dal contratto di noleggio, tale circostanza non può essere imputata al Network EY, al Fleet Manager o ai Provider, né sono tenuti a compensarne l'eventuale decadimento.

A chi si deve rivolgere per esigenze concernenti la gestione amministrativa e manutentiva dell'autovettura?

Per tutte le esigenze concernenti la gestione amministrativa e manutentiva dell'autovettura, gli aventi diritto devono rivolgersi al Provider specificato nel contratto di noleggio.

Quali sono i contatti per il supporto del Provider Alphabet Italia Spa?

Per Alphabet Italia Spa, i contatti includono un Numero Verde Call Center disponibile sia dall'Italia che dall'estero.

Quali servizi offre Arval Service Lease Italia Spa agli utilizzatori delle autovetture?

Arval Service Lease Italia Spa offre un Numero Verde per il Call Center Clienti, un servizio di assistenza per soccorso stradale attivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, inclusi i festivi, e un sito internet dedicato.

Come si può ottenere assistenza in caso di guasto, incidente o furto dell'autovettura aziendale?

In caso di guasto, incidente o furto, gli aventi diritto devono contattare il Provider attraverso i numeri verdi indicati, attivi 24 ore su 24, per gestire la mobilità e ricevere assistenza.

Chi può richiedere un’autovettura in pre-assegnazione secondo la policy aziendale?

Gli aventi diritto in possesso dei requisiti elencati nel capitolo 2 che decidono di aderire alla presente policy.

Come deve pervenire la richiesta di pre-assegnazione dell’autovettura aziendale?

La richiesta deve pervenire tramite i canali dedicati del Fleet Manager che gestirà la richiesta.

Quante richieste di pre-assegnazione è possibile fare?

È possibile fare un’unica richiesta di pre-assegnazione per l’intero periodo intercorrente tra la richiesta dell’autovettura aziendale e l’effettiva consegna della stessa.

Come viene determinato l’importo del contributo per uso promiscuo a carico del driver?

L’importo viene determinato in funzione dell’autovettura attribuita in pre-assegnazione e aggiornato annualmente dal Ministero delle Finanze in base al modello dell’autovettura.

Dove sarà consegnata l’autovettura in pre-assegnazione?

L’autovettura sarà consegnata presso il luogo indicato dal Fleet Manager previo accordo con il driver.

Cosa deve fare il driver al momento della consegna dell’autovettura?

Al momento della consegna, il driver riceverà le chiavi e i documenti di circolazione dell’autovettura e dovrà compilare il verbale di consegna, inviandone una copia attraverso le indicazioni del Fleet Manager entro cinque giorni lavorativi.

Dove verrà consegnata l'autovettura aziendale?

L'autovettura sarà consegnata presso uno dei centri di consegna dei Provider scelto insieme al driver.

Chi gestisce i tempi e la documentazione relativa alla consegna dell'autovettura disponibile nel Parco Auto del Network EY?

I tempi e la documentazione relativa alla consegna saranno gestiti dal Fleet Manager.

Quali documenti deve trasmettere il driver al Fleet Manager nel caso di autovettura consegnata dal Provider?

Il driver deve trasmettere il 'Verbale di consegna', il 'Modulo di consegna autovettura' compilati e sottoscritti, e la richiesta di 'autorizzazione alla guida' entro cinque giorni lavorativi dalla data del verbale di consegna.

Cosa comporta l'adesione al Piano Auto?

L'adesione al Piano Auto comporta la conoscenza e la piena accettazione dei termini e delle condizioni della presente Policy.

Che tipo di contributo deve corrispondere il driver per l'utilizzo promiscuo dell'autovettura aziendale?

Il driver deve corrispondere un contributo annuo determinato sulla base delle previsioni della normativa vigente.

Cosa succede se la vettura viene personalizzata con optional aggiuntivi?

Se la vettura viene personalizzata con optional aggiuntivi, l'importo a carico del driver per l'utilizzo promiscuo potrebbe variare rispetto a quanto previsto dalla normativa ACI a causa dell'emissione di CO2 della configurazione finale del veicolo.

Come viene addebitato il contributo per l'utilizzo promiscuo dell'autovettura aziendale?

Il contributo viene addebitato mensilmente mediante trattenuta netta sul cedolino paga del dipendente, su 12 mensilità, a decorrere dalla data indicata sul verbale di consegna fino alla riconsegna del veicolo.

Chi può ottenere l'autorizzazione alla guida dell'autovettura aziendale?

L'autorizzazione alla guida può essere ottenuta dal driver a seguito di specifica richiesta al Fleet Manager e può essere estesa ai familiari conviventi e/o a carico del driver previa ottenimento di apposita autorizzazione.

Chi può guidare le autovetture aziendali assegnate?

Solo le persone autorizzate e in possesso di idonei requisiti di legge e di una patente di guida adatta al modello di autovettura assegnata possono guidare le autovetture aziendali.

Cosa succede in caso di cessazione anticipata del contratto di noleggio dell'autovettura aziendale?

Le eventuali penali per la cessazione anticipata saranno di norma a carico del Network EY, che si riserva il diritto di rivalersi sul dipendente in determinate circostanze, come la risoluzione del rapporto di lavoro per giusta causa.

Come deve essere gestita la restituzione dell'autovettura aziendale a fine noleggio?

Alla scadenza del contratto di noleggio, l'autovettura aziendale deve essere restituita seguendo le modalità indicate nel documento, salvo il caso di riscatto.

È possibile richiedere il riscatto dell'autovettura aziendale? Se sì, come?

Sì, il driver può richiedere il riscatto dell'autovettura aziendale al termine del periodo di noleggio, seguendo una procedura che include la valutazione dell'auto basata sulla quotazione di EUROTAX e una trattativa privata con il Provider.

Quali passaggi deve compiere un dipendente per subentrare al contratto di noleggio al termine del rapporto di lavoro?

Il dipendente deve formalizzare l'intenzione alla Società entro 1 mese dall'ultimo giorno di lavoro, richiedere la documentazione di subentro, firmare la lettera di subentro e comunicare il chilometraggio presso un centro autorizzato.

Da quando decorre la data di subentro al contratto di noleggio?

La data di subentro al contratto di noleggio decorre sempre dal giorno 1° del mese successivo all'ultimo giorno di lavoro del dipendente.

Cosa succede se un dipendente non formalizza l'intenzione di subentrare al contratto di noleggio?

Il dipendente è obbligato a restituire tempestivamente l'autovettura aziendale.

Quali sono le conseguenze della mancata restituzione dell'autovettura aziendale?

La mancata restituzione comporta l'applicazione di una trattenuta sullo stipendio e la possibilità di azioni legali.

Come vengono gestite le sanzioni pecuniarie per violazioni delle norme di circolazione al termine del rapporto di lavoro?

Le sanzioni pervenute fino al momento dell'elaborazione del cedolino di liquidazione saranno addebitate nell'ultimo cedolino, mentre quelle successive saranno notificate direttamente all'ex dipendente.

Cosa deve fare un dipendente se ottiene un periodo di aspettativa per motivi personali e vuole subentrare nel contratto di noleggio dell'autovettura aziendale?

Il dipendente deve ottenere l'autorizzazione del Provider seguendo le modalità descritte nel paragrafo 8.12.

Cosa succede se un dipendente non vuole o non può subentrare nel contratto di noleggio dell'autovettura aziendale?

Il dipendente deve riconsegnare l'autovettura aziendale secondo le modalità previste al paragrafo 8.21.

Cosa deve fare un dipendente distaccato all'estero riguardo la gestione dell'autovettura aziendale?

Il dipendente deve contattare il Fleet Manager per concordare le modalità di gestione dell'autovettura durante il periodo di distacco.

Qual è l'impegno di un driver con l'adesione al Piano Auto riguardo l'uso dell'autovettura aziendale?

Con la sottoscrizione dell'adesione al Piano Auto, il driver si impegna a curare la gestione e la conservazione dell'autovettura con la diligenza del buon padre di famiglia.

Cosa prevede il regolamento in caso di guasto, foratura o sinistro dell'autovettura aziendale?

In caso di guasto, foratura o sinistro, il driver deve contattare la centrale operativa del Provider per il recupero e il trasporto del veicolo presso il punto di assistenza convenzionato o l'invio di un'officina mobile, se necessario.

È permesso utilizzare l'autovettura personale e richiedere il rimborso chilometrico durante la riparazione dell'autovettura aziendale?

Non è permesso utilizzare l'autovettura personale né richiedere il rimborso chilometrico durante il periodo di riparazione dell'autovettura aziendale, salvo specifica autorizzazione scritta dell'Engagement Partner.

Cosa deve fare il driver in caso di danni non denunciati all'autovettura aziendale?

Se il perito rileva danni non prontamente denunciati dal driver e dovuti all'incuria dello stesso, i costi di riparazione saranno addebitati a cedolino.

Come deve essere restituita l'autovettura sostitutiva?

L'autovettura sostitutiva deve essere restituita con la stessa quantità di carburante presente all'atto di consegna, solitamente il pieno. Eventuali mancanze saranno addebitate a cedolino.

Qual è l'importo massimo di spese di riparazione occasionali che un driver può sostenere senza passare dal call center del Provider?

Il driver può sostenere spese di riparazione occasionali fino a un importo massimo di 15.000 euro (IVA esclusa) per ogni singola riparazione.

Chi si fa carico delle violazioni del Codice della Strada?

Le sanzioni pecuniarie e qualsiasi pregiudizio economico conseguenti a violazioni del Codice della Strada sono a carico dell'avente diritto all'uso dell'autovettura aziendale.

Quali spese sono a carico del driver in caso di violazione delle norme di circolazione?

Oltre alle sanzioni pecuniarie, l'avente diritto si fa carico di eventuali interessi, oneri accessori e qualsiasi pregiudizio economico, inclusi i costi gestionali fatturati dal Provider.

Cosa deve fare il driver in caso di necessità di riparazioni d'emergenza all'estero?

Per riparazioni d'emergenza necessarie all'estero, il driver deve contattare il call center clienti del Provider prima di procedere con qualsiasi riparazione.

Chi si fa carico della sostituzione dei pneumatici non inclusi nel canone di noleggio?

La sostituzione di pneumatici oltre quelli in dotazione e inclusi nel canone di noleggio è a carico del driver, salvo diverse indicazioni da parte del Network EY.

Chi deve ricevere la notifica di una contravvenzione prima di procedere con la comunicazione al driver?

Il Fleet Manager deve ricevere la notifica della contravvenzione e, dopo opportuna verifica, invia la comunicazione al driver.

Entro quanto tempo il driver deve comunicare la volontà di proporre ricorso dopo aver ricevuto la comunicazione della contravvenzione dal Fleet Manager?

Il driver deve comunicare al Fleet Manager entro e non oltre 24 ore dalla ricezione della comunicazione della contravvenzione.

Cosa accade se il driver non risponde entro 24 ore dalla ricezione della comunicazione della contravvenzione?

Il Fleet Manager procederà al pagamento della sanzione pecuniaria senza ulteriori comunicazioni al driver.

Cosa deve fare il driver in caso di notifica di contravvenzione con decurtazione di punti dalla patente?

Il driver deve comunicare autonomamente alle Autorità competenti i dati del conducente attraverso la 'Dichiarazione dei dati del Conducente' entro i termini prescritti.

Quali sono le conseguenze se il driver presenta ricorso contro una contravvenzione?

Il driver deve attivarsi autonomamente verso le Autorità competenti e comunicarlo al Fleet Manager entro 24 ore dal ricevimento della comunicazione della contravvenzione, allegando il modulo di Manleva firmato.

Cosa succede se il ricorso del driver viene accettato dopo che il Network EY ha già pagato la contravvenzione?

Il Network EY provvederà al rimborso nei confronti del driver solo dopo aver ottenuto l'accredito dell'importo ingiustamente versato, a seguito dell'invio da parte del driver di documentazione idonea.

Qual è la procedura se il driver paga la sanzione senza informare preventivamente il Fleet Manager?

È responsabilità del driver provvedere autonomamente alla richiesta di rimborso se sia il driver che il Fleet Manager hanno pagato la sanzione.

Entro quanti giorni il driver deve fornire evidenza di aver attivato la procedura di ricorso?

Il driver deve fornire evidenza entro i successivi 15 giorni dalla comunicazione di voler presentare ricorso.

Cosa accade se il ricorso viene rigettato?

Il driver deve comunicare tempestivamente la decisione e inviare idonea documentazione al Fleet Manager, che provvederà al pagamento delle sanzioni dovute.

Come viene gestita l'addebito delle sanzioni pecuniarie sul cedolino del driver?

L'importo della sanzione sarà successivamente addebitato nel cedolino del driver.

Qual è la procedura da seguire in caso di non rinotifica del verbale da parte dell'Ente, nonostante la corretta comunicazione dei dati del conducente?

In tale eventualità, nessuna impugnazione sarà proposta dal Network EY, che provvederà al pagamento della sanzione pecuniaria addebitando il relativo importo sul cedolino del driver.

Chi è il responsabile del trattamento dei dati personali del conducente nell'ambito della gestione dell'autovettura aziendale?

Il Fleet Manager, nominato dal Network EY, agisce come responsabile del trattamento dei dati personali del conducente, esclusivamente per la gestione del contratto di full rental e per gli adempimenti ad esso connessi.

Quali dati personali del conducente possono essere trasferiti al Provider e al Fleet Manager?

I dati personali che possono essere trasferiti includono, a titolo esemplificativo, dati anagrafici, di residenza e della patente di guida.

Quali sono le finalità del trattamento dei dati personali del conducente?

Il trattamento dei dati personali del conducente è finalizzato alla gestione del contratto di full rental, inclusi il recupero delle sanzioni amministrative, la gestione delle contravvenzioni e dei fringe benefit.

Come può il conducente ottenere informazioni sul trattamento dei propri dati personali?

Il conducente può fare riferimento all'informativa sul trattamento dei dati personali ricevuta in fase di assunzione o inviare un'e-mail al Fleet Manager in qualunque momento.

Qual è la validità territoriale della copertura assicurativa per l'utilizzo dell'autovettura aziendale?

La copertura assicurativa è valida per l'utilizzo della vettura in Italia e nei paesi esteri compresi nella carta verde.

Cosa deve fare il driver in caso di sinistro?

Il driver è obbligato a compilare il 'Modulo denuncia sinistri' e il modulo di constatazione amichevole con la massima attenzione, inviandoli tempestivamente come indicato dalla procedura.

Chi ha la facoltà di installare sistemi di antifurto satellitare sulle autovetture aziendali?

Il Provider si riserva la facoltà di installare o fare installare a propria cura e spese un sistema di antifurto satellitare per verificare la dinamica dei sinistri e ridurre il rischio di furto.

Come possono essere reperiti i moduli per la denuncia di sinistri?

I moduli per la denuncia di sinistri possono essere richiesti al Fleet Manager o reperiti sulla piattaforma dedicata.

Quali misure sono adottate per ridurre il rischio di furto delle autovetture aziendali?

Per ridurre il rischio di furto, può essere installato un sistema di antifurto satellitare sulle autovetture aziendali.